fbpx

 

karma3

 

Wdrożenie PPK - jak teoria mija się praktyką.

Jak wskazują liczne sondaże - pracodawcy nie potrzebują Pracowniczych Planów Kapitałowych i są do nich negatywnie nastawieni. To kolejne obciążenie - zarówno dla firmowego budżetu, jak i harmonogramu prac. Nikt nie chce dokładać do rządowego pomysłu. Bo przecież czas to pieniądz. Czy można go zaoszczędzić na PPK?

Na pracodawców, którzy są zobowiązani do wdrożenia PPK, spada lawina obowiązków. Mają niewiele czasu, aby wybrać instytucję finansową, podpisać niezbędne dokumenty oraz zadbać o terminowe naliczanie i odprowadzanie wpłat. Muszą także pamiętać o tych pracownikach, którzy wypiszą się z PPK - aby przypomnieć im o możliwości kontynuowania swojej decyzji lub jej zmiany. Powinni już teraz wziąć się do pracy, aby uniknąć kar. Ile obowiązków rzeczywiście jest przed pracodawcami?

Strategia 3 kroków wdrożenia PPK - w praktyce to dopiero początek

Może się wydawać, że wdrożenie PPK jest banalnie proste. Wystarczy wybrać instytucję finansową, następnie podpisać z nią umowę o zarządzanie i umowę o prowadzenie PPK. Na końcu należy zadbać o terminowe naliczenie i odprowadzenie pierwszych wpłat. „Magiczna strategia 3 kroków do wdrożenia PPK”, to nie koniec obowiązków. To początek lawiny skomplikowanych zadań administracyjnych, które spadną zarówno na właścicieli firm, jak i ich działy kadr i HR.

To dla nich najważniejsza będzie kompatybilność systemu do administrowania PPK, który dostarczy instytucja finansowa, z używanym w firmie programem kadrowo-płacowym. Natomiast dla pracowników ważne będą wyniki inwestycyjne. Aby spełnić oczekiwania obu stron - do wyboru instytucji finansowej trzeba się bardzo dobrze przygotować. Niestety dla pracodawcy - PPK samo się nie wdroży. Potrzebna będzie o wiele bardziej rozbudowana strategia niż ta składająca się z trzech kroków.

Wytyczne PPK też pięknie brzmią, ale nie przystają do rzeczywistości

W ustawie o PPK podane są przesłanki, jakimi powinien kierować się pracodawca przy wyborze instytucji finansowej, która zajmie się zarządzaniem PPK:

  • proponowane warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
  • efektywność w zarządzaniu aktywami,
  • doświadczenie w zarządzaniu funduszami emerytalnymi lub funduszami inwestycyjnymi,
  • najlepiej rozumiany interes pracowników.

Wszystko brzmi pięknie, podobnie jak strategia wdrożenia PPK w 3 krokach. Ale jest dalekie od rzeczywistości.

Pracodawca nie będzie analizował oferty instytucji pod kątem warunków, efektywności i badał doświadczenia w zarządzaniu funduszami emerytalnymi i inwestycyjnymi. Dlaczego? Bo z dużym prawdopodobieństwem - nie zna się na tym. Jeszcze bardziej prawdopodobne jest to, że nawet jeśli ma odpowiednią wiedzę, nie będzie miał na takie analizy czasu.

Dla pracodawcy istotna będzie oferta podmiotu, który maksymalnie odciąży go od wdrożenia PPK i zadań administracyjnych związanych z ich prowadzeniem. Będzie szukał wsparcia w obszarach związanych używanym systemem kadrowo-płacowego. Jego uwagę przyciągnie instytucja finansowa, która przeszkoli pracowników m.in. ze swojego systemu do naliczania i odprowadzani wpłat, monitorowania ponownego zapisu, czy przyjmowania oświadczeń woli pracowników. Przejęcie zadań przez system dostarczany przez instytucję finansową może sporo ułatwić. Zminimalizuje czas i pieniądze poświęcane na administrowanie PPK.

Niestety - dla pracowników oznacza to, że oferty z zadowalającymi wynikami finansowymi, ale pozbawione wsparcia administracyjnego - zejdą na dalszy plan.

Wpłaty na emeryturę nie pracują? To wina pracodawcy!

Nie sposób pominąć faktu, jak ogromną odpowiedzialność ponosi pracodawca za wybór PPK dla swoich pracowników. To w końcu od jego decyzji zależeć będzie, jak wpłaty będą pracowały na przyszłe, dodatkowe emerytury. Jeśli wyniki zawiodą - winą za to zostanie obarczony pracodawca. Żadnego pracownika nie będzie obchodziło, że z 19 ofert pracodawca nie potrafił lub nie miał czasu na wybór najlepszego rozwiązania.

Linczu pracodawcy można uniknąć w prosty sposób - przekazując wybór PPK do zespołu, który reprezentuje pracowników (związku zawodowego). Aby mógł on przejąć to zadanie - niezbędna jest przeszkolenie z zakresu funkcjonowania PPK. Wiedza na temat mechanizmu działania PPK, praw oraz obowiązków uczestników jest kluczowa, aby rozpocząć weryfikację ofert.

Oczywiście rola zespołu jest konsultacyjna. Ostateczną decyzję co do wyboru PPK, podejmuje pracodawca. Jednak znalezienie czasu na wypracowanie porozumienia w tej kwestii z pewnością ochroni interesy pracowników oraz wizerunek pracodawcy.

Wszystkie obowiązki PPK - ta lista może przerazić

PPK zostały wprowadzone w celu budowania kapitału emerytalnego pracowników z udziałem pracodawcy. Pracodawca powinien więc czuć się w obowiązku, aby zapewnić swoim pracownikom jak najwięcej informacji o wdrażanym planie. Nie zrobi tego w ramach „magicznej strategii 3 kroków”. W praktyce zadań jest o wiele więcej. Punktem wyjściowym jest wybór instytucji, podpisanie umów i przekazanie pierwszych wpłat.

Do każdej dużej zmiany, tak samo do PPK, organizacja musi się przygotować. Określić parametry, jakimi będzie się kierować przy wybieraniu instytucji finansowej. Następnie musi zaplanować harmonogram wdrożenia zadań oraz zwiększyć wydatki na wpłaty do PPK.

- Pracodawca powinien przede wszystkim zadbać o to, aby do pracowników trafił czytelny komunikat o tym, dlaczego wynagrodzenia będą zmniejszone i gdzie trafi ta różnica. Musi także zadbać o przeszkolenie działu kadr, który będzie naliczać i odprowadzać wpłaty do PPK. To zadania, które pochłaniają najwięcej czasu. Są one niezbędne, aby PPK działały prawidłowo - wskazuje Aleksander Matusiewicz, doradca w projekcie Profesjonalne Doradztwo Emerytalne.

Poniżej zamieszczamy schemat działań, związanych ze wdrożeniem PPK. Nie trudno zauważyć, że rozszerza on znacznie „strategię 3 kroków”. Można zauważyć, jak długa droga czeka firmy, które zobowiązane są do wdrożenia PPK. A czas ucieka. Czy pracodawcy znajdą na wszystko czas?

  1. Przygotowanie firmy na wdrożenie PPK
    1. Wskazanie osób odpowiedzialnych za wdrożenie i administrowanie PPK
    2. Planowanie budżetu wynagrodzeń
    3. Identyfikacja procesów kadrowo-płacowych
    4. Harmonogram wdrożenia PPK
  2. Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK
    1. Wskazanie parametrów decydujących o wyborze
    2. Zapoznanie się z ofertami
    3. Wybór
  3. Podpisanie umowy o zarządzanie PPK
  4. Komunikacja z pracownikami na temat PPK
    1. Przygotowanie materiałów informacyjnych
    2. Szkolenia dla pracowników, głównie działu kadr
  5. Podpisanie umowy o prowadzenie PPK i przesłanie listy pracowników
  6. Naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK
  7. Administrowanie PPK
    1. Pilnowanie terminów ponownych zapisów
    2. Przyjmowanie wniosków od pracowników i przesyłanie ich do instytucji finansowej

Niech PPK zajmie się specjalista

Proces wdrożenia PPK może przyprawić o ból głowy. Dlatego warto szukać na rynku rozwiązań, które ograniczają nakład pracy pracodawcy, jednocześnie dbając o interesy jego pracowników. W ten sposób pracodawca zaoszczędzi swój cenny czas. Dodatkowo będzie miał pewność, że wdrażana oferta została profesjonalnie przeanalizowana i odpowiada na potrzeby firmy i jej pracowników.

Usługę wsparcia firm w całym procesie wdrażania PPK oferują zewnętrzne podmioty zajmujące się doradztwem emerytalnym. Analizują one wszystkie 19 ofert i w oparciu o potrzeby pracodawcy oraz interes jego pracowników - wybierają 3 najlepsze rozwiązania. W ramach takiego wsparcia pracodawca otrzymuje propozycje PPK najlepiej dopasowane do sytuacji przedsiębiorstwa.

Dodatkowo doradcy emerytalni przeprowadzają większą część skomplikowanego procesu administracyjnego, odciążając pracodawcę. Zaczynają od określenia parametrów PPK, identyfikują system kadrowo-płacowy i inne programy emerytalne w przedsiębiorstwie (o ile są).

Po wyborze PPK przez pracodawcę firma zewnętrzna rozpoczyna akcję informacyjną wśród pracowników. Pomoże m.in. zrozumieć mechanizm funkcjonowania PPK oraz to, gdzie będą przekazywane pieniądze i jak będą pracowały na dodatkową emeryturę. Następnie, dla osób, które wskaże pracodawca, przygotowane zostaną szkolenia z obsługi systemu do naliczania i odprowadzania wpłat do PPK.

Usługa wsparcia pracodawcy w wyborze oferty, szkolenia i informacje dla pracowników oraz wdrożenie PPK to nie koniec. W trakcie zarządzania PPK - specjalista będzie gotowy, aby wyjaśniać wątpliwości.

Rolą firmy zewnętrznej, która wspiera pracodawcę we wprowadzeniu PPK, jest zminimalizowanie czasu pracy, jaki musiałby poświęcić na administrację. Ponadto priorytetem jest wskazanie najlepszych ofert, które spełnią oczekiwania zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Szczegóły takiej usługi dostępne są na stronie https://pde.di-support.pl/.

ciekawi

konsultacjelean27042018

pfp27042018a